整理整頓〜ファイル整理と見出し付け〜

2018年1月19日スキル

整理整頓は机の上の整理に留まらない。

机の引出しの中や、ファイルの中の整理等も重要である。

考えてみてほしい、日々の業務時間において、色々物を探している時間がどれほどあるだろうか。恐らく、昔しまったファイルを探し、今あるファイルの入れ場を探し、適当な入れ場がないのでその辺に平積みにして、ふとした瞬間にファイルが必要になって、平積みのファイルの中からファイル探し・・・・

そんな光景が日常になってはいないだろうか?

これでは業務効率は上がらないし、自ら残業せねばならない環境を作り出していると言わざるを得ない。

先ず、整理整頓に重要なことは場所決めである。
筆記用具系は1段目、名刺や小物系は2段目、書類系は3段目、と場所を決めるのである。
更に、書類系の中でも契約書で長く保管し使用頻度が低いものは奥、日々使うものは手前、といった具合に場所を分ければなお早くアクセスしやすい環境が整う。

続いて、色分けと見出し付けが重要。

フォルダの色を分けることによって、視覚的にファイルの種類を判断する事が出来る。引出しを開ける時というのはある意味で、物理的にググっているようなものである。

その時、大よその方角を絞り込んで探すと、効率が圧倒的に変わる。検索時にかかる脳への負担が大きく軽減される。また、ファイルを保存する際も一定の場所、一定の色、といった具合に法則が決まっているので全く悩むことなく保存できるため、机の上にファイルが平積みといった状況に陥らないのである。

以上、整理整頓は工場や工事現場だけでなく、オフィスワーカー誰もに求められるスキルなのでぜひ実践してみてほしい。


この記事を書いた人
りーぶら
りーぶら30代、都内在住、男性。

大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」

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