整理整頓〜スケジューラー活用術〜

2018年1月19日スキル

これは若干整理整頓と直接的にはリンクしないが、非常に有用なスキルの為下記する。

読者諸君の中には、③整理整頓のスキル、で紹介したメールボックス整理の術を活用している人はいるかもしれない。だが、今後やらねばならないが、今すぐ対応する必要がない、というメールについて受診ボックスの中に残してはいないだろうか?

このように、将来のTo DOを受信ボックスに残してしまうと、二度見三度見の罠にはまる。しかもTo Doはなんだったっけ・・・誰に何を言わなければいけないんだっけ・・と色々考えなおしてしまうケースもあり、非常にたちがわるい。

この対策として、自ら or 同僚 にto doメールを張り付けて、アクションを開始してほしい日に合わせて会議招集を発信する、という手がある。これによって、会議招集を確認するその日、その時間まで関係者はto doを忘れる事ができ、その日時になったら関係者全員がリマインドせずとも一斉にそのメールを見ることになる。

また、to doが段階的に発生する場合は、メールを見た瞬間に、複数の段階に分けて自分宛てに会議招集を入れる、というのも手である。例えば、上司からゴルフの手配をしてくれ、というメールがきたとしよう。その場合、①関係者にそのメールを張り付けて第一回打合せの会議招集、②ゴルフ開催日の会議招集、など複数段階にわたって打ち込んでおくのが有効である。

更に、上司からゴルフ開催の指示が来た日の丁度1年後の同じから2週間前くらいの日を設定して、自分に会議招集をうち、5年間同じ日に繰り返しでリマインドする機能を使うのも有効である。

これによって、人から指示される前に行動する事が可能である。更に、自分が手を動かさなくなり、誰かにアレンジを依頼する立場になった場合、自らがリマインド機能を発揮する事が出来て、上司にとってみたら何も言わずとも自動で諸々提案して動いてくれる、大変心強い部下になりうるだろう。

ちなみに、自分だけのリマインド機能としたい場合には、非公開ボタンを押しておくのが有効である。

以上


この記事を書いた人
りーぶら
りーぶら30代、都内在住、男性。

大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」

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