整理整頓〜スケジューラー活用術〜
これは若干整理整頓と直接的にはリンクしないが、非常に有用なスキルの為下記する。
読者諸君の中には、③整理整頓のスキル、で紹介したメールボックス整理の術を活用している人はいるかもしれない。だが、今後やらねばならないが、今すぐ対応する必要がない、というメールについて受診ボックスの中に残してはいないだろうか？
このように、将来のTo DOを受信ボックスに残してしまうと、二度見三度見の罠にはまる。しかもTo Doはなんだったっけ・・・誰に何を言わなければいけないんだっけ・・と色々考えなおしてしまうケースもあり、非常にたちがわるい。
この対策として、自ら or 同僚 にto doメールを張り付けて、アクションを開始してほしい日に合わせて会議招集を発信する、という手がある。これによって、会議招集を確認するその日、その時間まで関係者はto doを忘れる事ができ、その日時になったら関係者全員がリマインドせずとも一斉にそのメールを見ることになる。
また、to doが段階的に発生する場合は、メールを見た瞬間に、複数の段階に分けて自分宛てに会議招集を入れる、というのも手である。例えば、上司からゴルフの手配をしてくれ、というメールがきたとしよう。その場合、①関係者にそのメールを張り付けて第一回打合せの会議招集、②ゴルフ開催日の会議招集、など複数段階にわたって打ち込んでおくのが有効である。
更に、上司からゴルフ開催の指示が来た日の丁度1年後の同じから2週間前くらいの日を設定して、自分に会議招集をうち、5年間同じ日に繰り返しでリマインドする機能を使うのも有効である。
これによって、人から指示される前に行動する事が可能である。更に、自分が手を動かさなくなり、誰かにアレンジを依頼する立場になった場合、自らがリマインド機能を発揮する事が出来て、上司にとってみたら何も言わずとも自動で諸々提案して動いてくれる、大変心強い部下になりうるだろう。
ちなみに、自分だけのリマインド機能としたい場合には、非公開ボタンを押しておくのが有効である。
以上
大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」
■関連記事
整理整頓のスキルとは、ただ机や本棚を整理することに留まらない。 決済案件や毎日膨大に流れ込んでくる情報を素早く捌く事も整理整頓に繋がる。 例えば、一定の地位についている人は、日々決済案件が部下から回覧... 続きを読む »
プレゼン資料をわかりやすく作るにはポイントがいくつかある。 ⑴伝えたいポイントは1枚で一つ、そしてそれがロジカルに最終的な結論に結びつくこと ⑵フォント、色合いは必ず統一する ⑶視線は上から下にいくこ... 続きを読む »
整理整頓は机の上の整理に留まらない。 机の引出しの中や、ファイルの中の整理等も重要である。 考えてみてほしい、日々の業務時間において、色々物を探している時間がどれほどあるだろうか。恐らく、昔しまったフ... 続きを読む »
多くの人がプレゼンテーションとは綺麗な資料を作って、人前で話すスキルだと思っている。 これは正しいが、いくつかの要素にわけられる。 ①身振り手振りを使って話すスキル ②美しい資料を作るスキル ③根回し... 続きを読む »
整理整頓のスキルとは、机の上だけに留まらない。 携帯電話の登録方法やメールの整理等は、日々の業務効率に大きな影響を与える為、身につけておくべき必須の業務スキルである。 先ず携帯電話の登録方法についても... 続きを読む »
