整理整頓〜共有フォルダ、スペース活用術〜

2018年1月19日スキル

整理整頓は自分の身の回りだけに留まらない。

組織で働く人は必ず他の人と一緒に働いている。そして組織力が高いほど、共有フォルダや共有棚を使用している。よって、この共有フォルダ、スペースを如何に整理するかは組織並びに個人にとって業務効率を改善する上で死活問題となる。

先ず、最も業務効率を高めるうえで重要なのがファイルサーバー上の共有フォルダである。日々、チームや部員がアクセスする為、ここを整理することで業務効率を大幅に高めることが出来る。

ここでもまた、一定の法則によってフォルダとファイルを作っていく事が肝要となる。

例えば・・・

ファイル名は171207など、ファイル名称の冒頭に日付を入力する。これによって、日付順にファイルが並ぶ。
フォルダ名は取引先別、業務の種類別、などに分ける。
また、雑然としたファイルについては、総務・資料等のフォルダを作ってその中で分類する。

こういった法則付けによって、部・チーム員全員が①ファイル保管場所に悩む時間が無くなる、②ファイル検索時間が短縮される、③これまで見つけづらかったファイルに気づきやすくなる、というメリットが発生する。

更に、物理的な書類棚も雑然となりがちだが、書類の種類ごとに保管スペースを決めると整理しやすい。物理的ファイルの保管で極めて重要な事は、ファイルの保管期間を定める事と、不要な書類を保管しないようにする、というルールの徹底である。

また、もう一つ非常に重要なのが、あえてスペースを空けておくという点である。物理的な書類棚は常に満杯になり勝ちだが、あえてスペースを空けると、迅速な書類保管が可能となる。雑然としたオフィスでよくみられるのは、満杯の棚に物を入れようとして、隙間に突っ込むことで、奥の書類が見えなくなり、最終的にごみ溜めのようになる、という光景である。

常に空きスペースを確保し、直ちに不要な資料はレンタルルーム等に定期的に保管し、直ちに使う書類を整理して保管するようにすると、業務効率が著しく向上する。

スペースの確保や書類棚の導入は、数千円~50万円位で出来る話であり、極めてコストパフォーマンスが高いうえ、目の前の環境が変わる事によって従業員の仕事に対する意識変革も促せるため、非常にお勧めである。

以上


この記事を書いた人
りーぶら
りーぶら30代、都内在住、男性。

大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」

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