整理整頓〜携帯、メールの整理術〜
整理整頓のスキルとは、机の上だけに留まらない。
携帯電話の登録方法やメールの整理等は、日々の業務効率に大きな影響を与える為、身につけておくべき必須の業務スキルである。
先ず携帯電話の登録方法についても、一定の法則に基づいて登録する事が欠かせない。
たとえば、①会社名、②役職、③名前、といった具合。こうすることで、特定の会社の誰でもいいので何かを問い合わせしたい場合、会社名で検索をかければ名前が一覧でヒットする事となりとても便利である。
ちなみに、役職は刻々と変化するものであり、常にアップデートする事は難しい可能性もある。その場合、アップデートは気づいたときにする、若しくは登録した時のままで放置する、というのでもいいだろう。会社名さえ把握出来れば、役職は聞けばいいというケースが殆どだからである。
そして次に、メールの整理は現代のビジネスマンにとって不可欠と言っていいスキルだろう。
先ず、メールがメールソフト上に無秩序に氾濫している人がいるが、あれは本当に最悪だと思う。なぜなら、一度見たメールであっても、毎日100通を超えるメールがくる場合、いちいち内容など覚えていられない。
つまり、パッと見て内容が思い出せない場合、再度メールを開かねばならないので二度見三度見の手間が発生するのである。
お勧めしたいのはメールのフォルダわけと重要度に応じた色分けである。
上のイメージをご覧いただきたくも、フォルダに名前を付けて読んだメールを順次投入していくだけでいい。これによって、まだ読んでいないメールと作業が必要なメールのみが受信箱に残る為、二度読みの手間がなくなり相当な効率化となる。
実際、メールを読んでいる間に会議が急に始まったり、人に話しかけられたりすることは多いだろう。そういった場合、一度離席して暗くなった画面にパスワードを打ち込み、メールの画面が現れて、どこまで読んだか脳の短期メモリーをリフレッシュする事となる。
その際、視界に入るメールが少なければ少ないほど、作業効率は高まるのである。
想像してみてほしい、寿司屋のカウンターに30種類のネタが散らばっており、寿司職人が寿司を握っている光景を。仮にその寿司職人が、寿司を握っている最中に、味噌汁を継ぎ、酒を準備し、お会計の対応をして、お客さんと会話しながら、お皿を下げたりしていたら、まともに寿司が握れるだろうか？
私は実際にこれに近い光景を見たことがあるが、お客さんが色々手伝ってあげたくなるほどに機能していなかった。握られてくる寿司の握りもあまく、全く満足できなかった。
実際、ふつーのサラリーマンの毎日というのは上述の寿司屋と全く変わらないように思う。とにかくマルチタスクを課せられて、ただでさえ効率が悪くなりがちなのに、メール処理のスキルすら身についていない。
これが実態なのである。ぜひともこのスキルは身に着けることをお勧めしたい。
以上
大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」
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