整理整頓〜スケジューラー活用術〜

2018年1月19日スキル

これは若干整理整頓と直接的にはリンクしないが、非常に有用なスキルの為下記する。

読者諸君の中には、③整理整頓のスキル、で紹介したメールボックス整理の術を活用している人はいるかもしれない。だが、今後やらねばならないが、今すぐ対応する必要がない、というメールについて受診ボックスの中に残してはいないだろうか?

このように、将来のTo DOを受信ボックスに残してしまうと、二度見三度見の罠にはまる。しかもTo Doはなんだったっけ・・・誰に何を言わなければいけないんだっけ・・と色々考えなおしてしまうケースもあり、非常にたちがわるい。

この対策として、自ら or 同僚 にto doメールを張り付けて、アクションを開始してほしい日に合わせて会議招集を発信する、という手がある。これによって、会議招集を確認するその日、その時間まで関係者はto doを忘れる事ができ、その日時になったら関係者全員がリマインドせずとも一斉にそのメールを見ることになる。

また、to doが段階的に発生する場合は、メールを見た瞬間に、複数の段階に分けて自分宛てに会議招集を入れる、というのも手である。例えば、上司からゴルフの手配をしてくれ、というメールがきたとしよう。その場合、①関係者にそのメールを張り付けて第一回打合せの会議招集、②ゴルフ開催日の会議招集、など複数段階にわたって打ち込んでおくのが有効である。

更に、上司からゴルフ開催の指示が来た日の丁度1年後の同じから2週間前くらいの日を設定して、自分に会議招集をうち、5年間同じ日に繰り返しでリマインドする機能を使うのも有効である。

これによって、人から指示される前に行動する事が可能である。更に、自分が手を動かさなくなり、誰かにアレンジを依頼する立場になった場合、自らがリマインド機能を発揮する事が出来て、上司にとってみたら何も言わずとも自動で諸々提案して動いてくれる、大変心強い部下になりうるだろう。

ちなみに、自分だけのリマインド機能としたい場合には、非公開ボタンを押しておくのが有効である。

以上


この記事を書いた人
りーぶら
りーぶら30代、都内在住、男性。

大企業に勤務するサラリーマンで、M&Aを手がけたり、世界を飛び回ったりしている。ぬるま湯に浸かって、飼い慣らされているサラリーマンが大嫌い。会社と契約関係にあるプロとしての自覚を持ち、日々ハイパフォーマンスの極みを目指している。歴史を学ぶことは未来を知ること、を掲げてしばしば世界を旅している。最近は独立して生きる力を身に付けるべく、資産運用に精を出している。好きな言葉 「人生の本舞台は常に将来に在り」

■関連記事

プレゼン資料をわかりやすく作るにはポイントがいくつかある。 ⑴伝えたいポイントは1枚で一つ、そしてそれがロジカルに最終的な結論に結びつくこと ⑵フォント、色合いは必ず統一する ⑶視線は上から下にいくこ...   続きを読む »

朝ぎりぎりに会社について、PCを立ち上げながら机の上の書類を整理している間に電話がかかってきて、受話器を置いた瞬間に上司が話しかけてきて、そのまま打ち合わせに入り、戻ってきたらまた電話が鳴って・・・ ...   続きを読む »

第一回の記事にて、起業や新規事業を立ち上げるのに必要な能力について書いたので、未読の方は以下をご参照されたい。 参考リンク:起業や新規事業を立ち上げに必要な能力とは? 第一回の記述で、必要な能力とは、...   続きを読む »

色々なサイトで起業や新規事業立ち上げに必要な能力につき説明されているが、どれも小手先のスキルの話をしていて、本質的に必要なものが書かれていないので、今回ロジカルにそれらを纏めてみたいと思い、記事を書く...   続きを読む »

Smart Newsのダウンロード本数が2500万を突破したそうだ。ラインのダウンロード数が6000万なので、5年間でこれだけダウンロード増やせたのは驚異的である。 確かに読んでいると面白いし、更新の...   続きを読む »

ページトップへ